Obligations d’affichage et de communication pour les entreprises

Toute entreprise, peu importe son effectif, doit obligatoirement fournir certaines informations à ses salariés par le biais d’affichages ou par tout autre moyen de communication. Le non-respect de ces obligations expose l’employeur à des amendes. De plus, depuis le 1er novembre 2023, chaque salarié doit recevoir un document contenant les éléments essentiels de sa relation de travail lors de son embauche.

I. Informations à afficher ou à communiquer par tout moyen

A. Affichages obligatoires

  1. Coordonnées de l’inspection du travail (C. trav., art. D. 4711–1) :
    • Affichage du nom de l’agent de contrôle compétent, du numéro de téléphone et de l’adresse de l’inspection du travail dans des lieux accessibles aux salariés.
  2. Coordonnées de la médecine du travail (C. trav., art. D. 4711–1) :
    • Affichage du numéro de téléphone et de l’adresse du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent.
  3. Coordonnées des services de secours d’urgence :
    • Affichage des numéros 18 (pompiers), 15 (Samu), 17 (police/gendarmerie), 112 (secours), et du centre antipoison local dans des lieux accessibles aux salariés.
  4. Numéro de la mission de lutte contre les discriminations (C. trav., art. L. 1132–3) :
    • Affichage du numéro du service d’accueil téléphonique (09 69 39 00 00) pour les victimes de discriminations.
  5. Horaires de travail (C. trav., art. L. 3171–1, D. 3171–2, R. 3172–9) :
    • Affichage daté et signé des horaires de travail, des heures de repos, des périodes de pause, et des jours de repos hebdomadaire.
  6. Avis relatif au DUERP (C. trav., art. R. 4121–4) :
    • Affichage de l’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels dans des lieux de travail convenables et accessibles.
  7. Interdiction de fumer (CSP, art. R 3512–2 et R 3515–2 – C. trav., art. R. 4227–22 et R. 4227–23) :
    • Affichage de l’interdiction de fumer dans les locaux de travail fermés et couverts avec le numéro de « Tabac info services » (39 89).
  8. Interdiction de vapoter (C. trav., art. L. 3513–6) :
    • Affichage de l’interdiction de vapoter dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif.
  9. Consigne de sécurité incendie (C. trav., art. R. 4227–34, R. 4227–37 et R. 4227–38) :
    • Affichage des consignes de sécurité incendie selon la norme NF EN ISO 7010 dans les établissements concernés.
  10. Plan d’action pour l’égalité entre hommes et femmes :
    • Affichage du plan d’action pour l’égalité dans les entreprises de 50 salariés et plus.
  11. Affiches de vidéosurveillance :
    • Affichage de l’existence du système de vidéosurveillance à l’entrée de chaque local sous surveillance.
  12. Noms et lieux de travail des représentants du personnel :
    • Affichage des noms et lieux de travail des représentants du personnel dans les entreprises de 11 salariés et plus.

B. Informations à communiquer par tout moyen

Certaines informations peuvent désormais être communiquées par tout moyen (site intranet, courrier, courriel) au lieu d’un affichage obligatoire :

  1. Période de prise des congés payés et ordre de départ (C. trav., art. D. 2141–5, D 3141–6 et D 3141–28) :
    • Communication de la période de prise des congés payés au moins deux mois avant son ouverture et de l’ordre des départs un mois avant.
  2. Avis sur la convention collective et les accords (C. trav., art. R. 2262–3) :
    • Communication de l’intitulé des conventions et accords applicables et modalités de consultation.
  3. Règlement intérieur (C. trav., art. R. 1321–1) :
    • Communication du règlement intérieur aux personnes ayant accès aux lieux de travail.
  4. Textes relatifs à l’égalité professionnelle et salariale (C. trav., art. R. 3221–2) :
    • Communication des articles du Code du travail sur l’égalité professionnelle et salariale.
  5. Textes sur le harcèlement moral et sexuel (C. pén., art. 222–33 à 222-33-2 – C. trav., art. L. 1152-4, L. 1153-5 et D. 1151-1) :
    • Communication des textes sur la lutte contre le harcèlement moral et sexuel, incluant les coordonnées des référents en entreprises de 250 salariés et plus.
  6. Textes sur la lutte contre les discriminations (C. trav., art. L. 1142–6) :
    • Communication du texte des articles 225-1 à 225-4 du Code pénal.
  7. Adresses des organisations syndicales (C. trav., art. L. 2141–7–1) :
    • Communication annuelle de la disponibilité des adresses des organisations syndicales sur le site du ministère du Travail.
  8. Avis dans le cadre des élections du CSE :
    • Communication des avis de lancement de la procédure préélectorale, des invitations des syndicats et des résultats des élections.
  9. Plan de sauvegarde de l’emploi (C. trav., art. L. 1233–57–4) :
    • Communication du plan de sauvegarde de l’emploi et de la décision de validation ou d’homologation par l’administration.
  10. Accord de participation (C. trav., art. D. 3323–12) :
    • Communication de l’existence et du contenu de l’accord de participation.
  11. Décision de validation d’une rupture conventionnelle collective (C. trav., art. L. 1237–19–4) :
    • Communication de la décision de validation et des voies de recours.
  12. Information des intérimaires (C. trav., art. R 1251-9) :
    • Communication des informations nominatives contenues dans les relevés de contrats de mission à France Travail et à la DDETS, et des droits d’accès et de rectification.

C. Sanctions

En cas de manquement aux obligations d’affichage ou de communication, l’employeur risque une amende de 450 € à 1 500 € par infraction, et de 10 000 € à 30 000 € en cas de récidive.

II. Informations essentielles de la relation de travail

Conformément à une directive européenne du 20 juin 2019 et à la loi du 9 mars 2023, chaque salarié doit recevoir un ou plusieurs documents écrits précisant les informations principales relatives à sa relation de travail lors de son embauche.

A. Liste des informations à transmettre

Les informations à fournir incluent :

  • Identité des parties à la relation de travail.
  • Lieu de travail et adresse de l’employeur.
  • Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle.
  • Date d’embauche.
  • Date de fin pour un CDD ou durée prévue.
  • Identité de l’entreprise utilisatrice pour un contrat temporaire.
  • Durée et conditions de la période d’essai.
  • Droit à la formation.
  • Durée des congés payés.
  • Procédure de cessation de la relation de travail.
  • Éléments constitutifs de la rémunération et modalités de paiement.
  • Durée de travail et conditions des heures supplémentaires.
  • Conventions et accords collectifs applicables.
  • Régimes obligatoires d’affiliation et contrats de protection sociale complémentaire.

B. Sanctions

Un salarié qui n’a pas reçu ces informations peut saisir le conseil de prud’hommes après avoir mis en demeure l’employeur de lui communiquer les documents requis. Le conseil peut être saisi si l’employeur ne transmet pas les informations dans un délai de sept jours calendaires suivant la réception de la mise en demeure.

Informations additionnelles à remettre lors de l’embauche

  • Volet détachable de l’accusé de réception de la déclaration unique d’embauche.
  • Livret d’épargne salariale.
  • Notice d’information sur les garanties du régime de prévoyance complémentaire.
  • Information sur les entretiens professionnels obligatoires biannuels.

Ces informations doivent être communiquées sous format papier ou électronique, permettant de les enregistrer et de les imprimer, avec justificatif de transmission ou de réception. Un arrêté du 3 juin 2024 a fixé les modèles des documents d’information que l’employeur peut utiliser, à personnaliser selon la situation du salarié.

Conclusion

Il est essentiel pour les entreprises de respecter ces obligations d’affichage et de communication pour éviter des sanctions et assurer une transparence vis